З питань витребування документів з України особи, якi проживають за кордоном, звертаються до дипломатичних представництв та консульських установ України в країнi перебування для оформлення відповідного запиту в Україну.

Порядок витребування документів передбачає заповнення відповідних анкет по витребуванню документів з України. Анкета має заповнюватися виключно українською мовою у 3-х примірниках, на кожний документ окремо. Відповіді на запитання слід давати повні та точні. 

Запит до архівних установ України щодо витребування документа можна здійснити самостійно, надіславши на адресу відповідного українського архіву заповнену анкету встановленого зразка по витребуванню документа з України. Про результати розгляду таких звернень громадян інформують дипломатичні представництва та консульські установи України.

За витребування документів стягується консульський збір відповідно до тарифів консульського збору. У разі відсутності в архівах відповідних архівних даних, консульський збір не повертається.